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[Xmind]ToDoList及甘特圖的使用方法

利用Xmind做ToDoList及甘特圖

以前當大學生的時候,生活除了上課、唸書、打工賺學費外,
幾乎沒有什麼太複雜的事。
出了社會工作,超想念當學生的單純與美好。
可惜~一切都回不去了。
面對排山倒海而來的工作與任務,
要怎麼樣的有效率的完成每一件事呢?
除了[To Do List], [GTD]還有什麼方法呢?
在這邊跟大家介紹心智圖法[Mind Map]的使用。
心智圖除了可能拿來幫助考試記憶外,
對於專案管理跟進度分配也都有很大的幫助。
我個人用的是Xmind軟體,
在Windows 或是Mac的作業系統都可以安裝。
一開始你可以用Xmind預設的模版,
建立你想要做好管理的項目或是一個專案計畫。


像我是把今年要做的事情,會一個一個寫下來放在[To-Do-List]這個檔案。
然後定期地把這個檔案打開來,檢討自己的進度是否有無落實。



像是做[研究論文]算是今年必須執行的計劃之一,
我把完成的所需步驟拆解,然後如果有進度產生,
就會在項目的前面,
換上進度完成比例的圖示。
若是只有剛開始做,就會換一個1/8綠色的圓餅圖。
若是已經完成,就可以換上”打勾”的圖示,表示已經完成。
除了圖示,我會固定在後面還追加執行日期或是完成日期。
之後要檢討為何進度落後的時候,才能一目了然。

Xmind的功能不只於幫你畫心智圖或是分配表。
它還提供了[甘特圖]的功能。
像是[研究論文]的計劃中,
我就可以在下方的[甘特圖](專案排程)畫面中,
設定跟調整每個項目預定的時程表跟接下來的計劃順序。

為何用心智圖跟甘特圖可以幫助時間管理呢?
雖然在醫院工作,臨床的工作很忙。
但是有的時候,又會突然有1或2小時的時間可以利用。
對於繁忙工作的我,這1個小時,根本就是天降甘霖。
不好好利用怎麼行?
有了心智圖跟甘特圖的幫忙,
拿出我的Macbook air筆電,打開檔案。
我可以馬上快速了解手頭上還有什麼進度未完成,
有什麼工作是可以利用這1個小時做的,
儘量充份利用這1小時的時間。
累積數個1小時,看到越來越多的項目變成了”打勾”的圖示。
心裏會越來越踏實,也會越來越有成就感。









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